Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Kooperationsstelle EU der Wissenschaftsorganisationen (KoWi)
Genscherallee 2
D – 53113 Bonn

Tel.: +49-228-95997-0
E-Mail: Bonn(at)kowi.de
Website: www.kowi.de

Den betrieblichen Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen erreichen Sie unter:

Kooperationsstelle EU der Wissenschaftsorganisationen

Dominik Maas

Data Protection Officer

Genscherallee 2
D – 53113 Bonn

Tel.: +49-228-95997-13
E-Mail: dsb(at)kowi.de

 a. Umfang

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Webseite sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten wir grundsätzlich nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

b. Rechtsgrundlage

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen von Ihnen oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

c. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgesehen wurde. In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten gesperrt. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

 

a) Bereitstellung und Erstellung von Logfiles

Jeder Zugriff auf das Internetangebot der KoWi wird in einer Protokolldatei für eine begrenzte Zeit mit folgenden Daten gespeichert:

• Datum und Uhrzeit des Abrufs

• Anfragedetails und Zieladresse

• Name der abgerufenen Datei und übertragene Datenmenge

• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war

Personenbezogene Daten (inklusive IP-Adressen werden nicht gespeichert.

Daten zur Nutzung der Webseiten werden zu Analysezwecken gespeichert, was dem Zweck der Angebotsoptimierung dient. KoWi wertet Besucherdaten allein für statistische Zwecke aus.Die Nutzungsdaten werden ausschließlich anonymisiert gespeichert. IP-Adressen des Nutzers oder andere Daten, die eine Zuordnung der Daten zu einem Nutzer ermöglichen können, werden nicht gespeichert.

Diese Webseite verwendet den Webanalysedienst etracker. Zwischen der etracker GmbH aus Hamburg, Deutschland, und KoWi besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV). Das Datenschutz-Signet von etracker zeigt die erweiterte Datenschutzkonformität an.

 

b) Technisch notwendige Cookies

Bei der Registrierung für bestimmte Services (z.B. Newsletter) werden Cookies eingesetzt. Hierbei handelt es sich nicht um permanente Cookies, die als Textdatei auf der Festplatte Ihres Rechners abgespeichert werden.

Vielmehr wird ein sogenanntes Session-Cookie mit einer zufälligen erzeugten Session-ID in den Arbeitsspeicher Ihres Rechners geschrieben. Sobald Sie das Browserfenster schließen oder eine andere Seite aufrufen, gilt die Session als beendet; das Session-Cookie wird dann gelöscht.

Session-Cookies werden bei unseren Registrierungsverfahren nur eingesetzt, wenn das Registrierungsformular mehr als eine Seite umfasst und die bereits eingegebenen Daten zwischengespeichert werden müssen.

Bei permanenten Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die vom Internet Browser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden.

Mit dem Einsatz des Cookies der Consent-Management Plattform Usercentrics (Usercentrics GmbH, München) können Ihre im Consent-Banner gesetzten Datenschutzeinstellungen über die aktuelle Browsersitzung hinaus gespeichert werden.

Zur statistischen Analyse der Nutzung dieser Website werden auch von etracker Cookies eingesetzt. Bei diesen Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die vom Internet Browser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. etracker Cookies enthalten keine Informationen, die eine Identifikation eines Nutzers ermöglichen.

Zweck: Ohne Einsatz von Cookies können diese Funktionen nicht auf unserer Website angeboten werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Widerspruch: Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen vollumfänglich genutzt werden.

c) YouTube

Für die Einbindung von Videos verwendet unsere Seite den Anbieter YouTube. YouTube wird betrieben von YouTube LLC mit Hauptgeschäftssitz in 901 Cherry Avenue, San Bruno, CA 94066, USA. YouTube wird vertreten durch Google Inc. mit Sitz in 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Die YouTube-Videos sind mit dem erweiterten Datenschutzmodus eingebunden. Von YouTube werden dann keine Informationen über die Besucher der Webseite gespeichert, es sei denn, sie sehen sich das Video an. Wenn Sie das Video anklicken, wird Ihre IP-Adresse an YouTube übermittelt. Sind Sie bei YouTube eingeloggt, wird diese Information auch Ihrem Benutzerkonto zugeordnet. Wenn Sie dies nicht möchten, loggen Sie sich vor dem Aufruf des Videos bei YouTube aus.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und Hinweise zum Datenschutz durch YouTube (Google) finden Sie unter www.google.de/intl/de/policies/privacy/.

Zweck: Einheitliche, von Ihrem Endgerät unabhängige Darstellung von Videoinhalten

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO

Speicherdauer: Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur bis zum Ende Ihres Besuchs auf unserer Webseite.

Widerspruch: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Einbindung von YouTube-Videos ist zwingend erforderlich, sobald Sie das Video anklicken. Es besteht daher keine Widerspruchsmöglichkeit.

 

d) Podigee

Zur Wiedergabe von Podcast-Inhalten nutzen wir den Hosting-Dienst Podigee. Dieser wird von der Podigee GmbH, Schlesische Straße 20, 10997 Berlin (“Podigee”) angeboten. Auf unserer Website haben wir zu diesem Zweck ein sog. Widget von Podigee eingebettet, welches das Abspielen von Audio-Inhalten ermöglicht („Podigee Web-Player“). KoWi hat mit Podigee eine Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen.

Wenn Sie den Podigee Web-Player nutzen, setzt Podigee Cookies in Ihrem Browser. Durch die Cookies werden Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Domain der aufrufenden Webseite) verarbeitet. Podigee anomysiert IP-Adressen. Personenbezogene Daten fallen über den Aufruf von de KoWi-Webseite nicht an.

Die Datenverarbeitung erfolgt bei Podigee standardmäßig über Server in Deutschland.

Zweck: Abspielen von Podcast-Angeboten

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlagen: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a. DSGVO), Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO).

Speicherdauer: KoWi speichert Ihre personenbezogenen Daten nur bis zum Ende Ihres Besuchs auf unserer Webseite.

Widerspruch: Mittels des Consens-Banners können Sie die Einwillung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Das Angebot des Podigee-Players können Sie in diesem Fall dann nicht mehr nutzen.

Weitere Informationen zum Umgang mit Ihren Daten finden Sie in der Podigee-Datenschutzerklärung, abrufbar unter https://www.podigee.com/de/ueber-uns/datenschutz.

Auf unserer Webseite können Sie verschiedene Services und Angebote nutzen. Die Erhebung personenbezogener Daten für diese Dienste erfolgt nur im technisch notwendigen Umfang und soweit zur Erbringung der Dienstleistungen im Sinne der Satzung unseres Trägervereins erforderlich.

a) KoWi-Newsletter

Für den Versand unseres Newsletters nutzen wir die Cloud-Lösung CleverReach. Mit der CleverReach GmbH & Co. KG., einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, haben wir eine Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen.

Wenn Sie sich für unseren kostenfreien Newsletter registrieren, werden personenbezogene  Daten in der Cloud -auf einem Server innerhalb der EU- gespeichert. Dies sind die folgenden Angaben:

• E-Mail Adresse
• Name
• Titel (optional)
• Anrede (optional)
• Organisation
• Organisationstyp
• Staat 

Für die Übersendung des Newsletters ist Ihre E-Mailadresse erforderlich. Da wir uns vorbehalten, die Bezugsberechtigung entsprechend unserer Nutzungsbedingungen zu überprüfen, sind die Angaben zu Namen und Organisation erforderlich. Die Einwilligung in unsere Nutzungsbedingungen (freiwillig) wird gespeichert. Darüber hinaus werden Registrierungs- und Aktivierungsdaten gespeichert. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können.

Für die Anmeldung und Abmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das Double-Opt-in/out-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen/ nicht mehr wünschen. Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht bestätigen, werden Ihre Daten nach einem vorgegebenen Zeitraum automatisch gelöscht. Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Eine sonstige Nutzung Ihrer Daten für andere Zwecke ist ausgeschlossen.

Zweck: Information über aktuelle forschungs- und förderpolitische Entwicklungen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Speicherdauer: Nach Ihrer Abmedung wird Ihre Emailadresse deaktiviert und nach einem Monat endgültig gelöscht.

Widerruf: Sie können Ihre Registrierung über einen Abbestell-Link am Ende jedes Newsletters jederzeit beenden. Nach einer Verifizierung Ihrer E-Mailadresse werden alle Daten dann umgehend und vollständig gelöscht.

b) Kontaktaufnahme (z.B. Antragsberatung sowie Trainings/ Schulungen)

Im Rahmen der Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns per E-Mail oder Telefon übermitteln. Folgende personenbezogene Daten können von uns im Rahmen der Kontaktaufnahme verarbeitet werden:

• Vorname
• Nachname
• Organisation/Organisationstyp
• Ort  
• Thema der Anfrage/ der Schulung/ des Trainings
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse oder Telefonnummer)
• Datum der Anfrage
• Von Ihnen übersandte Antragsunterlagen

Die Kontaktaufnahme zur Beratung kann auch über ein durch KoWi erstelltes und betriebenes Online-Tool zur Buchung von Beratungsterminen auf der Webseite der KoWi erfolgen. Sollten Sie es wünschen, kann die Kontaktaufnahme zur Beratung auch über ein Videokonferenzsystem Ihrer Wahl erfolgen. Auch Trainings und Schulungen können von KoWi über ein Videokonferenztool angeboten werden. Mit Ihrer Einwilligung setzen wir auch Zoom ein. Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., USA. Bei der Verwendung von Zoom werden folgende Daten verarbeitet:

• Meeting-Metadaten (Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Beginn, Ende und Dauer des Meetings)
• Audio- und Videodaten - sofern Sie Kamera bzw. Mikrofon freigeben
• Optional: Vorname, Nachname (Profilbild)

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfragen / Beratung und Unterstützung im Rahmen Ihrer Antragstellung. Durchführung des gewünschten Trainings/ der gewünschten Schulung.

Rechtsgrundlage: Die Wahrnehmung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen bei der Antragstellung leitet sich als Auftrag der KoWi aus der Satzung des Vereins zur Förderung der europäischen und internationalen wissenschaftlichen Zusammenarbeit e.V. (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Erfüllung des Vereinszwecks)) ab. Als weitere Rechtsgrundlage gilt zudem der individuell (mündlich) geschlossene Beratungsvertrages (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO). Des Weiteren kann sich die Datenverarbeitung in bestimmten Fällen auch auf eine Einwilligung des Betroffenen stützen (Art. 6 Abs 1 lit. a DSGVO). Eine Einwilligung wird prinzipiell für den Einsatz von Zoom erhoben.

Bei Kontaktaufnahmen im Rahmen der Tätigkeit der KoWi als Nationalen Kontaktstelle ERC verweisen wir zudem auf die Datenschutzerklärung der Nationalen Kontaktstelle ERC. Die NKS ERC wird gemeinsam von KoWi und dem EU-Büro des BMBF betrieben. Personenbezogene Daten werden in gemeinsamer Verantwortlichkeit verarbeitet (Art. 26 DSGVO).

Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung und Verarbeitung entfällt, vorausgesetzt, dass für die längere Aufbewahrung nicht eine gesetzliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse der KoWi besteht, bzw. eine Einwilligung in eine längere Speicherung abgegeben wurde. Für den Fall von Antragsunterlagen entfällt der Zweck der Speicherung regelmäßig mit dem Abschluss der Begleitung der Antragsstellungs- und Begutachtungsprozesses, also mit dem Beginn der Förderung.

Bei der Verwendung von Zoom: Wenn Sie mit einem Zoom-Account angemeldet sind, können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten, Umfragefunktion) auch für einen längeren Zeitraum bei Zoom gespeichert werden.

Widerruf: Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme jederzeit für die Zukunft widersprechen. In diesem Fall können wir Ihre Anfrage jedoch ggf. nicht weiterbearbeiten. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht oder gesperrt, es sei denn, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union: Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Aktuell ist es noch nicht möglich, Zoom so zu konfigurieren, dass alle oben angegeben Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU / des EWR verarbeitet werden. Die oben aufgeführten Meeting-Metadaten werden weiterhin in Rechenzentren in den USA verarbeitet. Die Übermittlung dieser Daten in die USA erfolgt auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrages, den wir mit Zoom geschlossen haben, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.  

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Beratungen“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden. Zudem sind „Online-Beratungen“ stets durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Zoom-Nutzung können Sie hier und hier abrufen. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die von der Zoom Video Communications, Inc. in eigener Verantwortlichkeit betrieben wird und bei deren Besuch personenbezogene Daten verarbeitet werden.

c)    Stellenportal & MSCA Matchmaker

Auf unserer Webseite bieten wir die Möglichkeit, Stellenausschreibungen zu veröffentlichen. Zudem können mithilfe des MSCA Matchmaker Partner/Fellows für die Beteiligung am MSCA Programm gesucht werden. KoWi stellt die Plattform auf der Webseite bereit und verarbeitet zu diesem Zweck die entsprechenden personenbezogenen Daten.

Von der ausschreibenden Institution und/oder der Kontaktperson werden folgende Daten im Zuge der Veröffentlichung der Ausschreibung erhoben:

• Vor- und Nachname sowie E-Mail Adresse der Kontaktperson
• Ggf. Vor- und Nachname des/der EU-Referentin
• Institution und Fachbereich
• Website
• Informationen zur Position/Projektidee
• Für MSCA Matchmaker: avisierte MSC Ausschreibung

Zweck: Information über Stellenausschreibungen/Projektmöglichkeiten in unserem Aktivitätsbereich

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Speicherdauer: bis zum Ende der jeweiligen Ausschreibungsfrist, sofern Sie uns kein anderes Datum nennen

Widerruf: Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit für die Zukunft widersprechen. Die Veröffentlichung der Anzeige und Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Fall umgehend gelöscht oder gesperrt.

d)    EU-Referentenlisten

Im Rahmen der EU-Referentenlisten, mit denen wir EU-Referentinnen und EU-Referenten in Deutschland miteinander in Kontakt bringen möchten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie uns diese als Ansprechpartner/in einer Hochschule bzw. einer Ressortforschungseinrichtung auf dem Gebiet der EU-Forschungsförderung zur Veröffentlichung übermitteln.

Folgende personenbezogenen Daten werden von uns für die EU-Referentenlisten verarbeitet:

• Vorname, Nachname
• Geschäftliche Adresse
• Geschäftliche E-Mail-Adresse & Telefonnummer, ggf. Fax
• Institution, Abteilung
• Funktion
• Webseite

Mit dem Eintrag auf einer EU-Referentenliste haben Sie zudem die Möglichkeit, sofern Sie einwilligen, regelmäßig Hintergrundinformationen zur EU-Forschungsförderung (KoWi-Hintergrund zu erhalten. Zu diesem Zweck werden Ihren Daten in einer Datenbank bei uns gespeichert.

Zweck: Information über Vernetzungsmöglichkeiten im Bereich der EU-Forschungsförderung sowie forschungs- und förderpolitische Entwicklungen (KoWi-Hintergrund)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Speicherdauer: Bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung

Widerruf: Sie können die Einwilligung in die Veröffentlichung Ihrer personenbezogenen Daten in der EU-Referentenliste jederzeit für die Zukunft widerrufen. In diesem Zuge löschen wir auch Ihre personenbezogenen Daten in unserer Datenbank für den KoWi-Hintergrund.

a)    Allgemeine Organisation und Registrierung

Auf unserer Webseite können Sie sich unter Angabe personenbezogener Daten für unsere Veranstaltungen registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Für bestimmte Veranstaltungen nutzen wir zudem die Dienste der InterMediaSolution GmbH, München sowie Idloom, Brüssel. Für diese Veranstaltungen geben wir, sofern notwendig, bei der Anmeldung zusätzliche Datenschutzhinweise.

Folgende Daten werden erhoben:

• Vorname, Nachname
• Organisation
• E-Mail-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Registrierung
• Titel, Abteilung, ggf. zusätzliche Kontaktdaten (optional)
• Weitere veranstaltungsspezifische Angaben (freiwillig, nach Einwilligung)

Um Feedback zu Veranstaltungen zu erhalten und Umfragen durchführen zu können, setzen wir zudem LamaPoll (Lamano GmbH & Co. KG, Berlin) ein. Die Teilnahme an allen Umfragen ist freiwillig

Folgende personenbezogenen Daten werden dazu von Lamapoll verarbeitet:

• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse
• Organisation

• Kontakt: E-Mail-Adresse
• Geräteinformationen: z. B. IP-Adresse, User-Agent, Browsereinstellungen, Betriebssystem und Plattform sowie Bildschirmauflösung. Die IP-Adresse kann von Mentimeter dazu verwendet werden, um den ungefähren Standort zu bestimmen. 

Zweck: Veranstaltungsorganisation und –durchführung, für die Angaben zur Organisation ergibt sich die Erforderlichkeit zusätzlich aus unserer Satzung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), für kostenpflichtige Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragliche Grundlage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung des Nutzers) für alle freiwilligen Angaben

Speicherdauer und Weitergabe: Falls Sie im Rahmen einer Veranstaltungsregistrierung Daten an uns übermitteln, werden diese Daten ausschließlich für die entsprechende Veranstaltung genutzt und nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht. Die Daten werden jedenfalls bis zum Ende der Veranstaltung, deren Nachbereitung oder bis zum Widerruf der Einwilligung aufbewahrt. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte (z.B. Co-Organisatoren, Teilnehmerliste) wird nur nach ausdrücklicher Zustimmung Ihrerseits vorgenommen.

Widerruf: Sie können Ihre Anmeldung jederzeit widerrufen oder die gespeicherten Daten abändern lassen. Soweit keine vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen, werden Ihre Daten bei Widerruf umgehend gelöscht. Eine Veranstaltungsteilnahme ist dann jedoch nicht mehr möglich.

b)    Online-Meetings

Für die Durchführung von Onlineseminaren und Videokonferenzen (nachfolgend: „Online-Meetings“) setzen wir Zoom ein. Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., USA (https://zoom.us).

Der Umfang der im Rahmen der Nutzung von Zoom verarbeiteten Daten hängt zum Teil davon ab, welche Angaben Sie selbst vor bzw. bei der Teilnahme am Online-Meeting machen. So können Sie als Teilnehmer/in selbst darüber entscheiden, ob Sie am Chat teilnehmen oder ob Sie Ihr Mikrofon bzw. Ihre Kamera freigeben. Sie müssen jedoch zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Folgende personenbezogene Daten können verarbeitet werden:

• Teilnehmerdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Organisation, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional)
• Text-, Audio- und Videodaten (sofern Sie Kamera bzw. Mikrofon freigeben oder die Chat-/Fragen-/Umfragenfunktion nutzen); Zum Zwecke der Nachbereitung können wir auch die im Chat gestellten Fragen verarbeiten.
• Meeting-Metadaten (Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Beginn, Ende und Dauer des Meetings)
• Bei Telefoneinwahl: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. weitere Verbindungsdaten
• Bei Aufzeichnungen (optional) Mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, M4A aller Audioaufnahmen, Textdatei aller in der Besprechung, Chats, Audio-Protokolldatei; wenn wir ein Online-Meeting ausnahmsweise aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld mitteilen und um Ihre Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Zoom-App angezeigt.

Zweck: Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Online-Meetings. Eine sonstige Nutzung Ihrer Daten für andere Zwecke ist ausgeschlossen.

Speicherdauer und Weitergabe von Daten: Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung und Verarbeitung entfällt, vorausgesetzt, dass für die längere Aufbewahrung nicht eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Wenn Sie mit einem Zoom-Account angemeldet sind, können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten, Umfragefunktion) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Der Anbieter von Zoom erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Zoom vorgesehen ist.

Widerruf: Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Soweit keine vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen, werden Ihre Daten bei Widerruf umgehend gelöscht. Eine Veranstaltungsteilnahme ist dann jedoch nicht mehr möglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), für kostenpflichtige Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragliche Grundlage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung des Nutzers) für alle freiwilligen Angaben

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union: Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Aktuell ist es noch nicht möglich, Zoom so zu konfigurieren, dass alle oben angegeben Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU / des EWR verarbeitet werden. Die oben aufgeführten Meeting-Metadaten werden weiterhin in Rechenzentren in den USA verarbeitet. Die Übermittlung dieser Daten in die USA erfolgt auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrages unter Verwendung der EU-Standardvertragsklauseln, den wir mit Zoom geschlossen haben, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.  

Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden. Des Weiteren erfolgt eine Teilnahme an unseren Zoom-Meetings ausschließlich über eine freiwillig abgegebene, informierte Einverständniserklärung. 

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Zoom-Nutzung können Sie unter https://zoom.us/de-de/privacy.html sowie https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-security.html abrufen. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die von der Zoom Video Communications, Inc. in eigener Verantwortlichkeit betrieben wird und bei deren Besuch personenbezogene Daten verarbeitet werden.

 

 

a)    Bewerbungen

Zum Zwecke der Abwicklung von Bewerbungsverfahren erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen postalisch oder per E-Mail erhalten bzw. die Sie uns über unser LinkedIn-Unternehmensprofil übermitteln.

Hierzu können folgende Angaben zählen (den genauen Umfang bestimmen Sie mit dem Einreichen der Unterlagen selbst):

• Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mailadresse)
• Nationalität, Geburtsdatum und –ort
• Angaben zu Ausbildung, Qualifikation und Weiterbildung
• Weitere lebenslaufbezogene Angaben, die Sie uns zur Verfügung stellen
• Geschlecht
• Foto des Bewerbenden
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie – soweit erforderlich – Angaben zu einer Schwerbehinderung, sofern Sie uns diese mitteilen.

Zweck: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zwecke der Berücksichtigung Ihrer Bewerbung im Auswahlprozess und der Entscheidung über die Besetzung der Stelle, für die Sie sich beworben haben.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG-neu sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen. Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden. Soweit die Verarbeitung freiwillig bereitgestellte besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Nationalität, Gesundheitsdaten) betrifft, stützen wir die Verarbeitung auf Ihre Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit a iVm Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Empfänger: Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.

Erforderlichkeit: Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen geschieht auf freiwilliger Basis. Sie sind nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Bewerbung bzw. einen Vertragsabschluss in Bezug auf ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich sind. Wir empfehlen, im Rahmen Ihrer Bewerbung nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.

Speicherdauer: Wird ein Anstellungs- oder Praktikumsvertrag mit Ihnen geschlossen, werden die übermittelten Daten gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG-neu unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert, um die Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses gewährleisten zu können. Ihre Daten werden anschließend, soweit erforderlich und zulässig, in die Personalakte überführt.

Wird kein Anstellungs- bzw. Praktikumsvertrag geschlossen, werden wir Ihre Daten bis zu sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) für den Zweck aufbewahren, Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zu beantworten. Danach werden die von Ihnen übermittelten Daten gelöscht, es sei denn, der Löschung stehen sonstige berechtigte Interessen unsererseits entgegen (z.B. eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)). Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung.

Widerruf: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses zwingend erforderlich. In diesem Kontext besteht daher keine Widerspruchsmöglichkeit. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen. oder die gespeicherten Daten abändern lassen. Soweit keine vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen, werden Ihre Daten bei Widerruf umgehend gelöscht.

Einen Überblick über Ihre weiteren Rechte erhalten Sie im Unterkapitel 8 dieser Datenschutzerklärung.

b)    Mentoring

Das EU-Mentoring wird in kollegialen Kleingruppen durchgeführt, die sich über ein Jahr unter professioneller Anleitung selbst organisiert austauschen und begleitend an einem Seminarprogramm teilnehmen.  Voraussetzung für die Teilnahme ist eine Bewerbung mit Lebenslauf und begleitenden Informationen zur Motivation. Dazu verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten von Ihnen:

• Kontaktdaten (Name, Anschrift, Institution, Telefonnummer, E-Mailadresse)
• Angaben zu Ausbildung, Qualifikation, Motivation und Weiterbildung
• Weitere lebenslaufbezogene Angaben, die Sie uns zur Verfügung stellen

Zweck: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zwecke der Berücksichtigung Ihrer Bewerbung im Auswahlprozess. Die in der Bewerbung übermittelten Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Anmeldung und Teilnahme genutzt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Speicherdauer und Weitergabe: Sofern Sie am KoWi-Mentoring teilnehmen, werden Ihre Daten mindestens bis zum Ende des Programms von uns gespeichert. Eine Weitergabe Ihrer Daten (z.B. an Co-organisatoren, Teilnehmerliste) oder längerfristige Speicherung zum Zwecke der Vernetzung nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung.

Erfolgt keine Auswahl für das KoWi-Mentoring bzw. Hospitationsprogramm, werden wir Ihre Daten bis zu sechs Monate für den Zweck aufbewahren, Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zu beantworten. Danach werden die von Ihnen übermittelten Daten gelöscht, es sei denn, der Löschung stehen sonstige berechtigte Interessen unsererseits entgegenstehen.

Widerruf: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist im Rahmen des Bewerbungsverfahrens und für eine Teilnahme am Programm zwingend erforderlich. Insofern besteht keine Widerspruchsmöglichkeit. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen. oder die gespeicherten Daten abändern lassen. Soweit keine vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen, werden Ihre Daten bei Widerruf umgehend gelöscht.

Ihnen stehen als Betroffener im Sinne der DSGVO folgende Rechte zu:

a) Auskunftsrecht

Als Betroffener haben Sie jederzeit das Recht, eine Bestätigung von uns zu darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, können Sie Auskunft über folgende Informationen verlangen:

• Die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden

• Die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden

• Die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden

• Die geplante Dauer der Speicherung, bzw. die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

• Das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung

• Das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde

• Sofern die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden: alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten

• Das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1, 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffenen Person

Außerdem haben Sie ein Auskunftsrecht darüber, ob die Sie betreffenden Daten von uns in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. Ist dies der Fall, so haben Sie das Recht, Auskunft über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung zu erhalten.

b) Recht auf Berichtigung

Sind die verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig, so haben Sie das Recht, unverzüglich von uns eine Berichtigung bzw. Vervollständigung der Daten zu verlangen.

c) Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten von uns unverzüglich löschen zu lassen, falls einer der folgenden Gründe zutreffend ist und die Verarbeitung nicht gem. Art. 17 Abs. 3 DSGVO erforderlich ist:

• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig

• Sie widerrufen Ihre Einwilligung zur Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO; eine anderweitige Rechtsgrundlage zur Verarbeitung liegt nicht vor.

• Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein; es liegen keine vorrangeigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.

• Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet

• Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen

• Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotenen Dienste der Informationsgesellschaft gem. Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben 

Wurden die personenbezogenen Daten von uns öffentlich gemacht und ist unsere Einrichtung als Verantwortlicher gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zur Löschung der Daten verpflichtet, so treffen wir unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie die Löschung aller Links zu diese personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen verlangt haben.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:

• Sie bestreiten die Richtigkeit der personenbezogenen Daten für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit zu überprüfen

• Die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab; stattdessen verlangen Sie die Einschränkung der Nutzung der Daten

• Wir benötigen die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen sie jedoch Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

• Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt und es steht noch nicht fest, ob die berechtigten Rechte des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen

e) Mitteilungspflicht und Recht auf Unterrichtung

Wenn Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend machen, sind wir verpflichtet, dies allen Empfängern denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offen gelegt wurden mitzuteilen, außer dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Sie haben das Recht über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

f) Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern Folgendes zutrifft:

• Die Verarbeitung beruht auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und die Verarbeitung ist mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Bei der Ausübung dieses Rechts haben Sie zudem das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist und die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

g) Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich Ihrer besonderen Situation ergeben jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Recht und Freiheiten überwiegen; oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

h) Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen.

i) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie - unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs - das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.