Kooperationsstelle EU der Wissenschaftsorganisationen

Vorverträge

Bereits während der Erstellung des Projektantrages kann es erforderlich werden, im zukünftigen Konsortium Informationen auszutauschen. Um die Nutzung solcher Informationen zu anderen Zwecken zu verhindern (z.B. falls das Projekt nicht gefördert wird), können vorab Geheimhaltungsvereinbarungen (Non-disclosure agreement, kurz: NDA) abgeschlossen werden, die das zu schützende Wissen genau umschreiben und Sanktionen für den Fall der Verletzung beinhalten.

Erscheinen in der Phase der Antragstellung oder auch in der späteren Projektlaufzeit weitergehende Vereinbarungen notwendig, so können diese in einer gesonderten Absichtserklärung festgehalten werden, wie sie etwa ein sogenannter Letter of Intent (kurz: LoI) bzw. ein Memorandum of Understanding (kurz: MoU) ermöglichen.

Ein LoI stellt häufig eine einseitige Absichtserklärung dar und legt gemeinsam mit dem MoU die Marschroute für künftige Verträge fest. Meist sind in den darin beinhalteten Vereinbarungen gemischte Formen von reinen Absichtserklärungen, aber auch bindende Verpflichtungen zu finden. Durch den LoI wird die Bereitschaft signalisiert, mit dem Adressaten in ernsthafte Verhandlungen über einen Vertragsabschluss einzutreten, ohne dass damit schon ein verbindliches Angebot verbunden ist (typische Wortwahl im Rahmen des LoI: „Die Vertragspartner bemühen sich,…/beabsichtigen,...“).

Im europäischen Kontext sind verschiedene Anwendungsmodi zu berücksichtigen, die beim Entwurf des LoI unterschiedliche Auswirkungen haben können, je nachdem, welches Recht Anwendung findet. Der LoI hat nach den Grundsätzen des deutschen Rechts keine vertragserzeugende Wirkung, sondern ist eine reine Absichtserklärung. Doch auch bei Anwendung des deutschen Rechts sollte ausdrücklich der Vorbehalt eines umfassenden abschließenden Vertrags aufgenommen werden.

Häufig werden in einem LoI Ansprüche aus Verschulden beispielsweise während der Vorbereitung des Fördervertrags (Grant Agreement Preparation, kurz: GAP) für den Fall des Scheiterns ausgeschlossen. Diese Regelung sollte dann allerdings ausdrücklich als bindend bezeichnet werden. Dies gilt auch, sofern Geheimhaltungsvereinbarungen - statt in einem gesonderten Vertrag - in dieser Absichtserklärung vereinbart werden.

Bei der Vorbereitung der oben genannten Dokumente empfiehlt es sich immer, Kontakt mit der Rechtsabteilung der eigenen Institution aufzunehmen, die projektspezifischen Details entsprechend abzustimmen und ggf. auch die dort gängigen Muster (Templates) in Betracht zu ziehen.