Personalkosten

Die Personalkosten in Horizon Europe werden in den meisten Projekten auf Basis der tatsächlichen Personalkosten (actual costs) erstattet. Eine Ausnahme bilden die Marie Skłodowska-Curie Actions sowie Lump sum-Projekte, da in diesen die Erstattung anhand festgesetzter Pauschalen erfolgt. Wir beschränken uns im Folgenden auf die Darstellung der Erstattung anhand der tatsächlichen Kosten, die im Model Grant Agreement in Artikel 6.2 dargelegt ist.

Zu den erstattungsfähigen Personalkosten von Angestellten und ähnlichen Personalgruppen gehören neben den Löhnen und Gehältern auch die Sozialabgaben und Steuern sowie weitere nach dem Gesetz oder Arbeitsvertrag vorgesehene Gehaltsbestandteile. Für die Bestimmung der Kosten, die in einem Horizon Europe-Projekt abgerechnet werden können, ist die Anwendung folgender Berechnungsmethode zwingend erforderlich:

(1) Bestimmung des Tagessatzes: Jährliche Personalkosten dividiert durch 215 (Anpassung bei Teilzeit oder kürzerer Beschäftigungsdauer als ein Jahr)

(2) Bestimmung der Anzahl der im Projekt gearbeiteten Tage bzw. Tagesäquivalente

(3) Bestimmung der erstattungsfähigen Kosten: Tagessatz aus (1) multipliziert mit der Anzahl der Tagesäquivalente (2)

Diese Berechnung ist für jede abzurechnende Person durchzuführen. Bei der Bestimmung der Tagesäquivalente wird auf halbe Tage auf- bzw. abgerundet. Abrechenbar sind nur Zeiten im Projekt, die auch identifizier- und nachweisbar sind.

Neben der Erstattung der Kosten für Angestellte und ähnliche Personalgruppen gibt es in Horizon Europe die Möglichkeit, auch folgende Kosten als Personalkosten abzurechnen:

• Kosten für natürliche Personen, die nicht auf Grundlage eines Arbeitsvertrags, sondern eines direkten Vertrags Leistungen für die Einrichtung erbringen, z.B. Beraterverträge

• Personalkosten der von Dritten an Ihre Einrichtung entsandten Mitarbeiter*innen

• Arbeitsleistungen von Besitzer*innen kleiner und mittlerer Unternehmen über Pauschalen

Für die Erstattungsfähigkeit und Abrechnung dieser Kosten gelten besondere Regeln.

Excelvorlagen für die Personalkostenkalkulation

Um Fehler bei der Abrechnung von Personalkosten in actual cost-Projekten zu vermeiden muss die Berechnungsmethode an der eigenen Einrichtung möglichst standardisiert und gut dokumentiert werden. Deutschen Universitäten, Hochschulen und Forschungsinstituten stehen dafür Excelvorlagen zur Arbeitszeiterfassung (Timesheets) sowie zur Personalkostenkalkulation zur Verfügung.

Die Excelvorlagen dienen als unverbindliche Hilfestellung. Sie müssen selbstständig an die individuellen Prozesse der einzelnen Einrichtung angepasst werden. Dies liegt in der Verantwortung der Anwender/innen.

Die Arbeitsgruppe, welche die Vorlagen erstellt, wird von KoWi und der BAK AG Projektmanagement koordiniert. Zu ihr gehören Vertreter*innen der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel, der Charité, des Forschungsverbunds Berlin e.V., der Otto von Guericke Universität Magdeburg, der TU Dresden, der Universität Bremen und der Universität zu Köln.