Kooperationsstelle EU der Wissenschaftsorganisationen

Grant agreement (Horizon 2020)

Die in Horizon 2020 geförderten Projektteilnehmer führen die Forschungs- und Innovationsarbeiten gemeinsam durch. Für alle Maßnahmen wird zwischen den Teilnehmern und der Europäischen Union eine Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) geschlossen. In der Finanzhilfevereinbarung werden alle Rechte und Pflichten der teilnehmenden Rechtspersonen festgelegt. Sie enthält Bestimmungen insbesondere zu den folgenden Punkten:

  • Informationen zur Förderform, Projektlaufzeit und Budget
  • Förderbedingungen, Finanzierungsmodalitäten  
  • Projektimplementierung und –administration: Berichtswesen, geistiges Eigentum, weitere (Gender, Ethik, Europäische Charta für Forscher etc.)
  • Rechte, Pflichten, Rollen und Verantwortlichkeiten des Koordinators, der Teilnehmer sowie der Kommission oder Förderagentur;
  • Sanktionen und vorzeitiges Projektende
  • Vertragsänderungen

Die Europäische Kommission stellt ein Muster der Finanzhilfevereinbarung für alle Teilnehmer online auf dem Teilnehmerportal zur Verfügung. Dies ist ein einheitliches Dokument, das jedoch für einige Bestimmungen mehrere Optionen umfasst, um den unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Projekttypen gerecht zu werden. Die Onlineversion der Musterfinanzhilfevereinbarung ist zudem im so genannten „Annotated Model Grant Agreement“ mit erläuternden Kommentaren zu den einzelnen Artikeln sowie vielen Beispielen versehen.

Vertragsvorbereitung

Wird ein Projekt als förderfähig evaluiert, erhält der Projektkoordinator von der Europäischen Kommission eine förmliche Einladung zur Vertragsvorbereitung. Die Einladung enthält die Evaluierungsergebnisse sowie ggf. die Ergebnisse der Ethikevaluierung. Wurde der Projektantrag einer ethischen Prüfung unterzogen, liegt der entsprechende Bericht ebenfalls bei.

Die Einladung zur Vertragsvorbereitung informiert über grundlegende Eckdaten für das Projekt: die maximale Fördersumme, Projektdauer sowie Vorschläge für inhaltliche Änderungen am Projekt basierend auf den Evaluierungsergebnissen. Daneben werden die zentralen Ansprechpartner in der Europäischen Kommission (Project Officer, Financial Officer) und ihre Kontaktdetails genannt, außerdem die Fristen für die Einreichung der geforderten Unterlagen und das vorgesehene Datum für den Vertragsschluss.

Im Rahmen der Vertragsvorbereitung werden die wissenschaftlich-technischen Projektdetails festgelegt und noch fehlende finanzielle und rechtliche Informationen über die beteiligten Projektpartner eingeholt. Dies sind jene Informationen, die für die Erstellung der Finanzhilfevereinbarung sowie die Verwaltung des Projektes notwendig sind. Ethikauflagen, die während der Projektlaufzeit umgesetzt werden müssen, werden in den Annex I des Grant Agreements eingearbeitet. Die Europäische Kommission prüft außerdem die finanzielle Leistungsfähigkeit des Koordinators wenn die beantragte Zuwendung für das Projekt mindestens 500.000 EUR beträgt. Öffentliche Einrichtungen und Hochschulen sind von dieser Überprüfung ausgenommen.

Wenn alle benötigten Daten bei der Europäischen Kommission eingegangen sind, wird die Finanzhilfevereinbarung angefertigt und zur Unterschrift an den Projektkoordinator gesendet. Die übrigen Partner treten der Finanzhilfevereinbarung im Anschluss durch ihre Unterschrift bei. Die Vertragsvorbereitung erfolgt elektronisch über das Funding & Tenders Opportunities Portal und soll maximal drei Monate dauern.