Kooperationstelle EU der Wissenschaftsorganisationen

Untervertragsnehmer und weitere Dritte Parteien

Insofern es für die Durchführung des Projektes erforderlich ist, können Unterauftragnehmer oder andere Dritte Arbeiten im Projekt übernehmen oder Ressourcen für das Projekt zur Verfügung stellen. Die Finanzhilfevereinbarung sieht hierfür besondere Regelungen vor. Dritte und Unterauftragnehmer sind nicht Teil des Konsortiums, sie stehen in keinem Vertragsverhältnis zur Europäischen Kommission und erhalten keine direkten Zahlungen von der Kommission.

Unteraufträge

Sind die Projektpartner nicht in der Lage, für das Projekt notwendige Arbeiten selbst auszuführen, so kann für diese Arbeiten ein Unterauftrag vergeben werden. In keinem Fall darf es sich hierbei jedoch um Kernaufgaben des Projektes handeln. Der Unterauftrag sowie das hierfür veranschlagte Budget muss bereits im Grant Agreement aufgeführt werden. Nur in begründeten Ausnahmefällen können nicht vorhersehbare Aufgaben durch einen externen Anbieter ausgeführt werden, ohne dass dies in der Finanzhilfevereinbarung vorgesehen ist. Dies muss im Bericht der folgenden Periode erläutert werden. Wichtige Voraussetzung für die Vergabe ist, dass die wesentlichen Inhalte, die zur positiven Evaluierung des Projekts geführt haben, durch den Unterauftrag nicht verändert werden .

Ab einem Auftragswert von 60.000 EUR  können, insofern dies in der Finanzhilfevereinbarung vorgegeben wird, gesonderte Regelungen für die Vergabe von Unteraufträgen gelten.

Dritte

Dritte, die Sachleistungen (= nichtfinanzielle Ressourcen, die dem Empfänger von einem Dritten unentgeltlich oder gegen Entgelt zur Verfügung gestellt werden) für das Projekt zur Verfügung stellen, können im Zuge dessen entstandene Kosten geltend machen, wenn sowohl der Dritte als auch die zur Verfügung gestellte Leistung im Annex 1 der Finanzhilfevereinbarung genannt wird. In Ausnahmefällen können Leistungen Dritter anerkannt werden, ohne dass dies in der Finanzhilfevereinbarung vorgesehen ist. Hier gelten die gleichen Regelungen wie bei nachträglich hinzugefügten Unteraufträgen.

Im Gegensatz zu Unterauftragnehmern können Dritte im Regelfall keine Projektarbeiten übernehmen.

Die Ausnahme bilden Tochtergesellschaften eines Projektteilnehmers oder Organisationen, die in einer rechtlichen Verbindung zu einem Projektteilnehmer stehen. Solche sog. „verbundene Dritte“ (linked third parties) können Projektarbeiten übernehmen, insofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Die Verbindung zum Zuwendungsempfänger besteht dauerhaft und wurde nicht extra für das Projekt hergestellt.
  • Sowohl die verbundene dritte Einrichtung als auch ihre Aufgaben sind im Annex 1 des Antrags und in der Finanzhilfevereinbarung festgelegt.
  • Die verbundene Organisation wäre zur Förderung durch Horizon 2020 berechtigt, wenn sie ein Teilnehmer wäre.
  • Sie erfüllt für die Projektteilnehmer in der Finanzhilfevereinbarung genannten Voraussetzungen bezüglich der Erstattungsfähigkeit von Kosten und der Kontrolle von Ausgaben.
  • Sie ist bereit, gemeinsam mit dem Projektteilnehmer und einzeln die Haftung für die geltend gemachten Kosten zu übernehmen, insofern dies gefordert wird.

Dritte können die Erstattung von im Rahmen des Projektes verursachten Kosten bei der EU anfordern, es darf jedoch kein Gewinn gemacht werden. Die Kosten  müssen die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Erstattungsfähigkeit von Kosten erfüllen.

Unterauftragnehmer und Dritte können einer Rechnungsprüfung durch die Europäische Kommission oder den Europäischen Rechnungshof unterzogen werden.