Kooperationstelle EU der Wissenschaftsorganisationen

Personalkosten

Die erstattungsfähigen Personalkosten in Horizon 2020-Projekten müssen alle verpflichtenden Sozialabgaben & weitere nach nationalem Recht oder dem Arbeitsvertrag vorgeschriebenen Gehaltsbestandteile enthalten. Abrechenbar sind nur tatsächlich für das Projekt geleistete Stunden, die durch ein Zeiterfassungssystem dokumentiert wurden. Hierfür sollten im Regelfall „Timesheets“ genutzt werden. Vorgaben für die Form der Zeiterfassung finden Sie in Artikel 18 der Finanzhilfevereinbarung. Zu 100% in einem einzigen EU-Projekt beschäftigte Forscher müssen keine Zeiterfassung führen, insofern der Arbeitgeber schriftlich bescheinigt, dass Vollzeit im Projekt gearbeitet wird.

Der Stundensatz für Personalkosten wird errechnet, indem man die tatsächlichen Personalkosten durch die Anzahl der Produktivstunden teilt (vgl. Model Grant Agreement Art. 6 A.1).

Die Anzahl der jährlichen Produktivstunden kann auf drei Wegen ermittelt werden:

  • von der Kommission festgelegte Standardanzahl jährlicher Produktivstunden (1720 Stunden/Jahr)
  • insofern dies im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder nationalen Recht festgelegt ist: jährliche Arbeitsstunden der beschäftigten Person zuzüglich Überstunden, abzüglich der Abwesenheitsstunden (z.B. bei Krankheit oder Sonderurlaub)
  • Standardanzahl der jährlichen Arbeitsstunden entsprechend den Buchhaltungsregeln des Zuwendungsempfängers, insofern diese die Anzahl ausdrücklich festlegen. Diese Zahl muss mindestens 90% der jährlichen Arbeitsstunden (standard annual workable hours (gemäß Arbeits-/Tarifvertrag/nationaler Gesetzgebung) ) betragen.

Die Anzahl der ggf. in Elternzeit verbrachten Tage können von der Anzahl der jährlichen Produktivstunden abgezogen werden.

Alternativ zur jährlichen kann die monatliche Abrechnungsmethode der Personalkosten gewählt werden. In diesem Fall müssen zur Berechnung des Stundensatzes entweder 1/12 von 1720 Stunden oder 1/12 der standard annual workable hours zugrundegelegt werden. Elternzeit darf bei der monatlichen Errechnung nicht von den Produktivstunden abgezogen werden. Etwaige während der Elternzeit anfallende Personalkosten können jedoch proportional zur Beschäftigungszeit des Arbeitnehmers im Projekt abgerechnet werden.

Personalkosten können auch auf Basis von Stückkostensätzen (Unit Costs) berechnet werden. Hierfür werden entweder die in Annex 2 GA festgelegten Sätze angewandt oder der Zuwendungsempfänger berechnet die Stückkostensätze im Einklang mit den Buchhaltungsregeln der Einrichtung. Hierzu müssen die in den Beteiligungsregeln (Art. 27.2.) und im Grant Agreement (Art. 6) genannten Bedingungen erfüllt sein.

Personalkosten in den Marie Skłodowska-Curie-Maßnahmen werden über Stückkostensätze und Pauschalen abgerechnet.

KMU-Eigner und Personen ohne Gehalt haben wie zu Ende des 7. Forschungsrahmenprogramms weiterhin die Möglichkeit, Personalkosten über die in Annex 2 GA festgelegte Pauschale abzurechnen.

Für nicht gewinnorientierte Einrichtungen sind u.U. Zusatzzahlungen zu den Personalkosten i.H.v. bis zu 8.000 EUR pro Jahr und Vollzeit beschäftigte Personen erstattungsfähig, insofern:

  • dies die übliche Praxis der Einrichtung ist und entsprechende Zuschüsse für alle Stellen, bei denen vergleichbare Tätigkeiten ausgeführt werden oder welche die gleiche Qualifikation voraussetzen, gezahlt werden und
  • die Höhe der Zulage durch eine objektive Berechnungsmethode ermittelt wurde, die für jede Art von Förderung (also nicht nur EU-Projekte) angewandt wird.