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Antrag & Projekt

Zusatzvereinbarungen

Ein Amendment erlaubt es dem Konsortium, in der Finanzhilfevereinbarung getroffene Absprachen an die sich verändernden Projektgegebenheiten während der Projektlaufzeit anzupassen (Art. 8, Art. II.36, Art. II.37). Änderungsanträge (Amendment Request) können sich dabei entweder auf den Kernvertrag der Finanzhilfevereinbarung oder auf Annex I (Technical Annex) beziehen. Ein durch die Kommission akzeptiertes Amendment wird Bestandteil der Finanzhilfevereinbarung.

Amendments sind z. B. in den folgenden Fällen notwendig:

  • Ausscheiden/Aufnahme eines Projektpartners aus/in das Konsortium
  • Wechsel des Projektkoordinators
  • Verlängerung der Projektlaufzeit
  • Vorzeitige Beendigung der Projektaktivitäten
  • Budgetverschiebungen, die die Aufteilung der Arbeitspakete in Annex I beeinflussen

Nicht alle Änderungen der Finanzhilfevereinbarung bedürfen jedoch eines Amendments. In einigen Fällen, wie dem Wechsel des Rechtsvertreters, Änderung des Rechtsstatus eines Begünstigten (siehe Art. II.3 (f)) o. ä., genügt es von Seiten des Projektkoordinators, die Kommission über diese Neuerungen in Form eines Informationsschreibens (information letter) in Kenntnis zu setzen.

Vor Einreichung der offiziellen Anfrage sollte die Zustimmung aller Konsortiumsmitglieder zu dem Vorhaben vorliegen. Darüber hinaus ist es im Vorfeld erforderlich, den Project Officer über das geplante Amendment zu informieren sowie den Inhalt des Amendments mit ihm/ihr abzustimmen. Erst im Anschluss kann der Koordinator das offizielle Amendment Request, unterzeichnet durch den Rechtsvertreter des Konsortiums, in Briefform an die Kommission senden.

Der Änderungsantrag erfolgt schriftlich durch den Koordinator an die Kommission unter Verwendung eines vorgegebenen Briefmusters. Je nach Art des Amendments verlangt die Kommission die Einsendung weiterer Dokumente (z. B. überarbeitete Fassung des Annex I, aktualisierte Formblätter, die über das Online-Reporting-Tool NEF eingereicht werden).

Innerhalb von 45 Tagen informiert die Kommission den Koordinator schriftlich über Annahme bzw. Ablehnung der Änderungsanfrage. Liegt keine Antwort der Kommission innerhalb dieser Frist vor, sollte von einer Ablehnung der Anfrage ausgegangen werden (Explicit Approval). Hier ist es ratsam, Rücksprache mit der Kommission zu halten.

In Ausnahmefällen (Ausscheiden/Aufnahme eines neuen Projektpartners aus/in das Konsortium) gilt das Verfahren der stillschweigende Bewilligung (Tacit approval). Steht eine Rückmeldung der Kommission nach 45 Tagen noch aus, kann dies als Annahme der Vertragsänderung gewertet werden.

Häufig beinhaltet ein Amendment Request mehrere Einzelanfragen (Verschiebungen innerhalb der Arbeitspakete einhergehend mit einer Verlängerung der Projektlaufzeit etc.). In diesem Fall hat die Kommission nur die Möglichkeit, die Anfrage als Gesamtpaket zu akzeptieren oder abzulehnen. Die Annahme von Teilaspekten des Paketes ist nur in Ausnahmefällen gestattet. Daher ist es ratsam, in Einzelfällen mehrere Amendments statt eine kombinierte Anfrage einzureichen, so z. B. bei Amendment Requests, die sowohl ein Tacit als auch ein Explicit Approval beinhalten.