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Antrag & Projekt

Ablauf einer Finanzprüfung

Ein ex-post Audit im Bereich der Forschungsförderung beinhaltet grundsätzlich immer einen Besuch vor Ort, entweder durch kommissionsinterne Auditoren oder durch die hiermit beauftragten externen Prüfer. Obwohl somit die Durchführung der Audits an externe Wirtschaftsprüfer ausgelagert sein kann, obliegt die Entscheidung, welche Fördernehmer geprüft werden sowie die gegebenenfalls einzuleitenden Konsequenzen einer Prüfung ausschließlich der Kommission. 

Grundsätzlich verläuft ein ex-post Audit folgendermaßen:

  • Die Kommission sendet an den Fördernehmer einen „letter of announcement“ mit Informationen darüber, welche Projekte einer Prüfung unterzogen werden, sowie einer Liste aller Dokumente, die dem Auditor zur Vorbereitung der Prüfung „vor Ort“ übermittelt werden sollen. Die (externen oder internen) Prüfer setzen sich dann mit der zu überprüfenden Einrichtung direkt in Kontakt, um einen Termin für die Prüfung zu vereinbaren.  Der Zuwendungsempfänger erhält die Erstinformation zumindest drei Wochen vor der eigentlichen „vor-Ort“ Prüfung, im Regelfall 1-2 Monate im vorab. 
  • Die Prüfung vor Ort nimmt normalerweise zwei bis vier Arbeitstage in Anspruch und beinhaltet auch ein Abschlussgespräch zwischen den Repräsentanten des Zuwendungsempfängers und den Prüfern, in der die wichtigsten Ergebnisse der Prüfung besprochen werden.
  • Die anschließende Vorbereitung eines vorläufigen Auditreports sowie das folgende Abstimmungsverfahren mit der EU dauern ungefähr 2-5 Monate. Der überprüfte Zuwendungsempfänger hat hierbei die Möglichkeit, die im vorläufigen Bericht enthaltenen Prüfergebnisse zu kommentieren. Die abgegebenen Kommentare werden auch in den finalen Prüfbericht inkludiert.
  • Der Abschlussbericht wird dann an die Kommission übermittelt, die, abhängig von den Prüfergebnissen, das Auditverfahren mit oder ohne Konsequenzen (z.B „extrapolation“, Schadenersatzforderung) abschließt. Die geprüften Einrichtungen werden in einem „letter of conclusion“, der auch den finalen Prüfbericht enthält, über die Auditergebnisse und allfällige folgende Schritte unterrichtet.