Amendments (Horizon 2020)

Mit einer Änderung des Fördervertrages (GA Amendment) kann das Konsortium dort zuvor getroffene Vereinbarungen an veränderte Projektgegebenheiten anpassen (Consortium initiated Amendment). Auch die Europäische Kommission selbst kann Änderungen des Fördervertrages einleiten (Commission initiated Amendment), beispielsweise bei einer Änderung der Höhe ihrer Zwischenzahlungen (Interim Payments) an das Projektkonsortium.

Zwingende Ursachen für eine Änderung des Fördervertrages (GA Amendment) können etwa in folgenden Fällen gegeben sein:

• Ausscheiden eines Projektpartners aus dem Konsortium

• Aufnahme eines neuen Projektpartners oder verbundener Dritter (Linked Third Parties) in das Konsortium

• gravierende Änderungen beim rechtlichen Status eines Projektpartners und daraus folgende Auswirkungen für die Projektaufgaben im GA (z.B. durch partielle Firmenübernahmen (Partial Takeover) oder durch Umstrukturierungen wie etwa Ausgründungen von Tochterfirmen, die Projektaufgaben des Mutterkonzerns im GA neu übernehmen sollen)

• Wechsel des Projektkoordinators

• wesentliche Anpassungen der Projektbudgets (Annex 2 des GA), die beispielsweise aus den vier bisher genannten Gründen notwendig wurden

• wesentliche inhaltliche Änderungen der Projektaufgaben und diesbezüglich notwendig gewordene (auch zeitliche) Anpassungen des Projektarbeitsplans (Annex 1 des GA)

• Verlängerung der Projektlaufzeit oder Änderung der Dauer von Berichtsperioden

• Einbindung von Unteraufträgen (Subcontracting) oder Sachleistungen Dritter (In-kind contributions), für die kein anderes, vereinfachtes Zustimmungsverfahren (Simplified Approval Procedure) greifen kann

Nicht bei jeder Änderung im Projekt ist jedoch ein Amendment notwendig, so z.B. bei Budgetverschiebungen zwischen Partnern des Konsortiums und zwischen den im GA bereits vorgesehenen Kostenkategorien, die die inhaltliche Ausführung des Projekts nicht beeinflussen. In anderen Fällen wie etwa bei geringfügigen Änderungen der rechtlich relevanten Daten eines Partners (z.B. Name, Adresse, Bankverbindungsdetails, Ansprechpartner für Portal-Rollen, rechtlicher Status) genügt eine entsprechende Information (Notification) sowie die Anpassung im Teilnehmerportal durch den LEAR der betroffenen Einrichtung.

Vor Einreichung der offiziellen Anfrage zur Änderung des Fördervertrages (Amendment Request) im Portal sollten alle damit verbundenen Details sorgfältig im Konsortium abgestimmt und mit dem Project Officer vorab besprochen werden. Je nach Art des Amendments ist es ratsam, begleitende Unterlagen schon im Vorfeld vorzubereiten, bevor der Projektkoordinator stellvertretend für das Konsortium die elektronische Verarbeitung des Amendments im Funding and Tenders Portal startet. Eine sehr hilfreiche Anleitung für die nächsten Schritte, die zur technischen Handhabung des Amendments im Portal notwendig sind, bietet die Präsentation der Europäischen Kommission zum Thema „Amendments, the Business Process and IT Tool“ aus der hier verlinkten Veranstaltung „Coordinator’s Day Amendments / Reporting and Payments“. Sobald die dort beschriebenen Schritte durchlaufen sind, und das Amendment im Portal finalisiert sowie an die Europäische Kommission versandt wurde, hat diese eine Frist von 45 Tagen, um die Amendment-Anfrage zu prüfen und folgende Optionen umzusetzen:

• Zustimmung zur Amendment-Anfrage

• Einforderung weiterer Informationen und Verlängerung der 45 Tage-Frist

• explizite Ablehnung der Amendment-Anfrage

• implizite Ablehnung der Amendment-Anfrage (Tacit Rejection) für den Fall, dass keine Reaktion der Kommission innerhalb der 45 Tage-Frist erfolgt

Auch das Konsortium kann einer Entscheidung der Kommission zuvorkommen und die Amendment-Anfrage wieder zurücknehmen (z.B. per "withdraw"-Klick im Portal, Rücksprache mit dem Project Officer empfohlen).

Häufig beinhaltet ein Amendment mehrere Einzelanfragen (z.B. Verschiebungen innerhalb der Arbeitspakete einhergehend mit einer Verlängerung der Projektlaufzeit). In diesem Fall hat die Kommission nur die Möglichkeit, die Anfrage als Gesamtpaket zu akzeptieren oder abzulehnen. Die Annahme von Teilaspekten des Paketes ist nur in Ausnahmefällen gestattet.

Die Änderung des Fördervertrages tritt in Kraft sobald beide Parteien, Koordinator und Kommission, ihre elektronische Unterschrift im Portal geleistet haben. Es ist ebenso möglich, ein bestimmtes Datum (künftig, aber auch rückwirkend) für das Inkrafttreten der Änderungen zu vereinbaren.