Auf unserer Webseite können Sie verschiedene Services und Angebote nutzen. Die Erhebung personenbezogener Daten für diese Dienste erfolgt nur im technisch notwendigen Umfang und soweit zur Erbringung der Dienstleistungen im Sinne der Satzung unseres Trägervereins erforderlich.
a) KoWi-Newsletter
Für den Versand unseres Newsletters nutzen wir die Cloud-Lösung CleverReach. Mit der CleverReach GmbH & Co. KG., einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, haben wir eine Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen.
Wenn Sie sich für unseren kostenfreien Newsletter registrieren, werden personenbezogene Daten in der Cloud -auf einem Server innerhalb der EU- gespeichert. Dies sind die folgenden Angaben:
- E-Mail Adresse
- Name
- Titel (optional)
- Anrede (optional)
- Organisation
- Organisationstyp
- Staat
Für die Übersendung des Newsletters ist Ihre E-Mailadresse erforderlich. Da wir uns vorbehalten, die Bezugsberechtigung entsprechend unserer Nutzungsbedingungen zu überprüfen, sind die Angaben zu Namen und Organisation erforderlich. Die Einwilligung in unsere Nutzungsbedingungen (freiwillig) wird gespeichert. Darüber hinaus werden Registrierungs- und Aktivierungsdaten gespeichert. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können.
Für die Anmeldung und Abmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das Double-Opt-in/out-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen/ nicht mehr wünschen. Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht bestätigen, werden Ihre Daten nach einem vorgegebenen Zeitraum automatisch gelöscht. Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Eine sonstige Nutzung Ihrer Daten für andere Zwecke ist ausgeschlossen.
Zweck: Information über aktuelle forschungs- und förderpolitische Entwicklungen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Speicherdauer: Nach Ihrer Abmedung wird Ihre Emailadresse deaktiviert und nach einem Monat endgültig gelöscht.
Widerruf: Sie können Ihre Registrierung über einen Abbestell-Link am Ende jedes Newsletters jederzeit beenden. Nach einer Verifizierung Ihrer E-Mailadresse werden alle Daten dann umgehend und vollständig gelöscht.
b) Kontaktaufnahme (z.B. Antragsberatung sowie Trainings/ Schulungen)
Im Rahmen der Kontaktaufnahme verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns per E-Mail oder Telefon übermitteln. Folgende personenbezogene Daten können von uns im Rahmen der Kontaktaufnahme verarbeitet werden:
- Vorname
- Nachname
- Organisation/Organisationstyp
- Ort
- Thema der Anfrage/ der Schulung/ des Trainings
- Kontaktdaten (E-Mail-Adresse oder Telefonnummer)
- Datum der Anfrage
- Von Ihnen übersandte Antragsunterlagen
Die Kontaktaufnahme zur Beratung kann auch über ein durch KoWi erstelltes und betriebenes Online-Tool zur Buchung von Beratungsterminen auf der Webseite der KoWi erfolgen. Sollten Sie es wünschen, kann die Kontaktaufnahme zur Beratung auch über ein Videokonferenzsystem Ihrer Wahl erfolgen. Auch Trainings und Schulungen können von KoWi über ein Videokonferenztool angeboten werden. Mit Ihrer Einwilligung setzen wir auch Zoom ein. Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., USA. Bei der Verwendung von Zoom werden folgende Daten verarbeitet:
- Meeting-Metadaten (Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Beginn, Ende und Dauer des Meetings)
- Audio- und Videodaten - sofern Sie Kamera bzw. Mikrofon freigeben
- Optional: Vorname, Nachname (Profilbild)
Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfragen / Beratung und Unterstützung im Rahmen Ihrer Antragstellung. Durchführung des gewünschten Trainings/ der gewünschten Schulung.
Rechtsgrundlage: Die Wahrnehmung von Beratungs- und Unterstützungsleistungen bei der Antragstellung leitet sich als Auftrag der KoWi aus der Satzung des Vereins zur Förderung der europäischen und internationalen wissenschaftlichen Zusammenarbeit e.V. (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse der Erfüllung des Vereinszwecks)) ab. Als weitere Rechtsgrundlage gilt zudem der individuell (mündlich) geschlossene Beratungsvertrages (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO). Des Weiteren kann sich die Datenverarbeitung in bestimmten Fällen auch auf eine Einwilligung des Betroffenen stützen (Art. 6 Abs 1 lit. a DSGVO). Eine Einwilligung wird prinzipiell für den Einsatz von Zoom erhoben.
Bei Kontaktaufnahmen im Rahmen der Tätigkeit der KoWi als Nationalen Kontaktstelle ERC verweisen wir zudem auf die Datenschutzerklärung der Nationalen Kontaktstelle ERC. Die NKS ERC wird gemeinsam von KoWi und dem EU-Büro des BMBF betrieben. Personenbezogene Daten werden hierbei ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des EU-Büros verarbeitet (Art. 28 DSGVO).
Speicherdauer: Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung und Verarbeitung entfällt, vorausgesetzt, dass für die längere Aufbewahrung nicht eine gesetzliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse der KoWi besteht, bzw. eine Einwilligung in eine längere Speicherung abgegeben wurde. Für den Fall von Antragsunterlagen entfällt der Zweck der Speicherung regelmäßig mit dem Abschluss der Begleitung der Antragsstellungs- und Begutachtungsprozesses, also mit dem Beginn der Förderung.
Bei der Verwendung von Zoom: Wenn Sie mit einem Zoom-Account angemeldet sind, können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten, Umfragefunktion) auch für einen längeren Zeitraum bei Zoom gespeichert werden.
Widerruf: Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme jederzeit für die Zukunft widersprechen. In diesem Fall können wir Ihre Anfrage jedoch ggf. nicht weiterbearbeiten. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht oder gesperrt, es sei denn, dass gesetzliche Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union: Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Aktuell ist es noch nicht möglich, Zoom so zu konfigurieren, dass alle oben angegeben Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU / des EWR verarbeitet werden. Die oben aufgeführten Meeting-Metadaten werden weiterhin in Rechenzentren in den USA verarbeitet. Die Übermittlung dieser Daten in die USA erfolgt auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrages, den wir mit Zoom geschlossen haben, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Beratungen“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden. Zudem sind „Online-Beratungen“ stets durch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Zoom-Nutzung können Sie hier und hier abrufen. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die von der Zoom Video Communications, Inc. in eigener Verantwortlichkeit betrieben wird und bei deren Besuch personenbezogene Daten verarbeitet werden.
c) Stellenportal & MSCA Matchmaker
Auf unserer Webseite bieten wir die Möglichkeit, Stellenausschreibungen zu veröffentlichen. Zudem können mithilfe des MSCA Matchmaker Partner/Fellows für die Beteiligung am MSCA Programm gesucht werden. KoWi stellt die Plattform auf der Webseite bereit und verarbeitet zu diesem Zweck die entsprechenden personenbezogenen Daten.
Von der ausschreibenden Institution und/oder der Kontaktperson werden folgende Daten im Zuge der Veröffentlichung der Ausschreibung erhoben:
- Vor- und Nachname sowie E-Mail Adresse der Kontaktperson
- Ggf. Vor- und Nachname des/der EU-Referentin
- Institution und Fachbereich
- Website
- Informationen zur Position/Projektidee
- Für MSCA Matchmaker: avisierte MSC Ausschreibung
Zweck: Information über Stellenausschreibungen/Projektmöglichkeiten in unserem Aktivitätsbereich
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Speicherdauer: bis zum Ende der jeweiligen Ausschreibungsfrist, sofern Sie uns kein anderes Datum nennen
Widerruf: Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit für die Zukunft widersprechen. Die Veröffentlichung der Anzeige und Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Fall umgehend gelöscht oder gesperrt.
d) EU-Referentenlisten
Im Rahmen der EU-Referentenlisten, mit denen wir EU-Referentinnen und EU-Referenten in Deutschland miteinander in Kontakt bringen möchten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie uns diese als Ansprechpartner/in einer Hochschule bzw. einer Ressortforschungseinrichtung auf dem Gebiet der EU-Forschungsförderung zur Veröffentlichung übermitteln.
Folgende personenbezogenen Daten werden von uns für die EU-Referentenlisten verarbeitet:
- Vorname, Nachname
- Geschäftliche Adresse
- Geschäftliche E-Mail-Adresse & Telefonnummer, ggf. Fax
- Institution, Abteilung
- Funktion
- Webseite
Mit dem Eintrag auf einer EU-Referentenliste haben Sie zudem die Möglichkeit, sofern Sie einwilligen, regelmäßig Hintergrundinformationen zur EU-Forschungsförderung (KoWi-Hintergrund zu erhalten. Zu diesem Zweck werden Ihren Daten in einer Datenbank bei uns gespeichert.
Zweck: Information über Vernetzungsmöglichkeiten im Bereich der EU-Forschungsförderung sowie forschungs- und förderpolitische Entwicklungen (KoWi-Hintergrund)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Speicherdauer: Bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung
Widerruf: Sie können die Einwilligung in die Veröffentlichung Ihrer personenbezogenen Daten in der EU-Referentenliste jederzeit für die Zukunft widerrufen. In diesem Zuge löschen wir auch Ihre personenbezogenen Daten in unserer Datenbank für den KoWi-Hintergrund.