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Berichtspflichten

In der Finanzhilfevereinbarung (GA) sind die Berichtspflichten der Projektpartner sowie die Kriterien für die positive Evaluierung von Berichten und Deliverables seitens der Kommission, außerdem die Fristen für die Zahlungen festgelegt.

Alle Berichte und Deliverables werden elektronisch über das Participant Portal vom Koordinator an den Project Officer übermittelt. Insbesondere bei den zur Veröffentlichung gedachten Berichten ist dabei darauf zu achten, dass diese von entsprechender Qualität sind und keinesfalls vertrauliche Projektresultate beinhalten. Auszahlungen werden grundsätzlich erst nach der Annahme der Berichte durch die Kommission getätigt, spätestens bis 90 Tage nach Eingang des Reports.

Während des Projekts sind folgende Inhalte einzureichen:

Alle Deliverables laut festgelegtem Zeitplan in Annex 1 (Art. 19 GA).

Zwischenbericht

Ein Zwischenbericht (Periodic Report) innerhalb von 60 Tagen nach Ende jeder Berichtsperiode (Art. 20.2 GA). Dieser beinhaltet

einen „technical report“, der die ausgeführten Arbeiten abbildet. Er enthält:

  • Eine Darstellung der durchgeführten Arbeiten
  • Eine Übersicht über die Fortschritte des Projektes, inklusive Begründungen etwaiger Abweichungen vom Annex 1 des GA, Informationen zur Verwertung und Verbreitung der Projektergebnisse sowie – falls in Annex 1 vorgesehen – eine aktualisierte Version des Plans für die Verwertung und Verbreitung der Ergebnisse
  • Eine Zusammenfassung zur Veröffentlichung durch die Kommission
  • Einen Fragebogen zur wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Bedeutung des Projektes

Einen Finanzbericht mit folgenden Bestandteilen:,

  • ein „individual financial statement“ (Annex 4 GA) für jeden Partner und gegebenenfalls beteiligte Dritte. Jeder Projektpartner füllt sein financial statement selbst aus, um es dann elektronisch durch den „FSIGN“ (Financial Statement Signatory) der eigenen Einrichtung unterschreiben zu lassen und an den Koordinator zu übermitteln. Das Participant Portal generiert eine zusammenfassende Übersicht aus den Einzelformularen und der Koordinator reicht den gesamten Finanzbericht elektronisch beim zuständigen Project Officer ein. 
  • Eine Erläuterung zum Ressourceneinsatz und -verbrauch

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Endbericht

Am Ende des Projekts müssen die folgenden Inhalte eingereicht werden (Art. 20.4 GA):

Ein Abschlussbericht innerhalb von 60 Tagen nach dem offiziellen Ende des Projekts mit folgenden Inhalten:

  • Ein zusammenfassender Abschlussbericht zur Veröffentlichung (final technical report), der die Projektergebnisse, ihre Verwertung und Verbreitung sowie ihre sozioökonomischen Auswirkungen darstellt
  • eine durch das Participant Portal generierte Gesamtabrechnung, die die financial statements aller Partner zusammenfasst (final summary financial statement)
  • eine Bescheinigung über die Kostenaufstellung für die Partner, deren EC-Förderung den Betrag von 325.000 Euro (ohne indirekte Kosten und sonstige Flatrates) überschreitet.

Bei großen Projekten mit einem Gesamtzuwendungsbetrag von über 5 Millionen EUR und Berichtszeiträumen, die 18 Monate überschreiten, ist der Koordinator außerdem zum Ende jedes Jahres verpflichtet, eine Übersicht über die seit Beginn des Projektes bei allen Partnern angefallenen Kosten einzureichen.

Während und nach dem Projekt muss der Koordinator der Kommission Referenzen und Abstracts aller wissenschaftlichen Publikationen, die aus den Projektergebnissen resultieren, jeweils bis spätestens zwei Monate nach deren Veröffentlichung mitteilen. Nach Projektende muss er zudem eine vollständige Publikationsliste einreichen.

Berichterstattung in Projekten der Gemeinsamen Technologieinitiativen (JTI):

Die Regeln für das Berichtswesen in Projekten werden von den JTI selbst festgelegt und unterscheiden sich daher zum Teil sowohl von den Regelungen für andere Bereiche des Horizon 2020 als auch untereinander. Insbesondere bei der Abwicklung der Finanzberichtserstattung kommt es aufgrund der speziellen Organisationsstruktur und der daraus resultierenden Finanzierungsmechanismen der JTI teilweise zu erheblichen Abweichungen.

Die rechtliche Grundlage für das Berichtswesen bildet jedoch ebenfalls eine Finanzhilfevereinbarung, die das Konsortium mit dem Gemeinsamen Unternehmen (und evtl. auch mit den Mitgliedstaaten) abschließt und deren Struktur weitestgehend dem Model Grant Agreement von Horizon 2020 entspricht.