Vorbereitung des Grant Agreements

Wird ein Projekt als förderfähig evaluiert, erhält der Projektkoordinator von der Europäischen Kommission eine förmliche Einladung zur Vorbereitung des Fördervertrags (Grant Agreement Preparation, GAP). Die Einladung enthält die Evaluierungsergebnisse für den Projektantrag (Evaluation Summary Report, ESR) sowie ggf. weitere Berichte, die sich auf ethisch relevante oder sicherheitssensible Daten des Projektes beziehen und die unter Umständen auch entsprechende Nachforderungen der Europäische Kommission an das Projekt formulieren können (Ethics Summary Report, Security Scrutiny).

Die Einladung zur Vertragsvorbereitung informiert über grundlegende Eckdaten für das Projekt: die maximale Fördersumme, die Projektdauer sowie die Kontaktdaten des zuständigen Project Officers (PO). Außerdem werden darin die für das Konsortium kurzfristig anstehenden Aufgaben im Rahmen der Vorbereitung des Fördervertrages (GAP) formuliert und entsprechende Deadlines benannt. Diese Aufgaben werden zumeist direkt im Funding and Tender Opportunities Portal erledigt und umfassen üblicherweise:

• Übertragung der Arbeitsbeschreibung des Antrags (Description of the Action, DoA) in Annex 1 des künftigen Fördervertrags

• Übertragung des Projektbudgets in Annex 2 des künftigen Fördervertrags

• Implementierung etwaiger ethischer oder sicherheitsrelevanter Nachforderungen aus den Evaluierungsnachforderungen für Annex 1 des künftigen Fördervertrags

• Finalisierung der Registrierung und Validierung aller projektbeteiligten Institutionen im Funding and Tenders Portal sowie anschließende Umsetzung ihrer digitalen Unterschrift für die dort benötigte Verpflichtungserklärung (Declaration of honour, DoH)

• Erledigung ggf. weiterer rechtlich und finanziell offen gebliebener Fragen zum Projekt und zum Konsortium

Sobald alle benötigten Informationen an die Europäische Kommission weitergeleitet wurden, prüft diese die eingegangenen Daten und sendet anschließend den Fördervertrag an den Projektkoordinator, der als erste Vertragspartei seine entsprechende digitale Unterschrift für den Fördervertrag im Teilnehmerportal leistet, gefolgt von der Kommission als zweite Vertragspartei. Diesen beiden digitalen Unterschriften treten schließlich auch die Projektpartner auf gleichem elektronischen Wege bei, und zwar durch eine Unterzeichnung der "Accession forms" im Teilnehmerportal.

In der Regel werden bis zu diesen letzten Schritten der Finalisierung des Fördervertrages insgesamt drei Monate avisiert. Ein dicht getakteter, hoher Workload entsteht dabei insbesondere für Koordinatoren, denen zur Konsolidierung aller Informationen ihres Projektkonsortiums für die GAP häufig nur vier Wochen anberaumt werden, was insbesondere in großen Verbundprojekten zu zeitlichen Engpässen führen kann.