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Finanzprüfungen durch die Kommission (ex-post Audits)

Wie in allen Politikbereichen, ist auch bei den Forschungsrahmenprogrammen die Sicherstellung der korrekten und zweckmäßigen Verwendung von Steuergeldern im Interesse der EU. Insbesondere unabhängige Kontrollen sind hierbei von entscheidender Bedeutung. Um Unregelmäßigkeiten zu erkennen und zu vermeiden, intensivierte die Kommission deshalb im Jahr 2007 ihre Auditstrategie im Bereich Forschung mit dem Ziel, rund 40% der ausgeschütteten Mittel zu überprüfen. Finanzkontrollen werden hierbei über ex-post Audits vor Ort bei den Zuwendungsempfängern vorgenommen.

Durchgeführt werden die Audits entweder direkt durch Kommissionsbeamte oder durch speziell hierfür beauftragte Wirtschaftsprüfungsunternehmen. Kontrollen können dabei während der gesamten Laufzeit des Projekts sowie bis zu 5 Jahre nach Projektabschluss vorgenommen werden. Ziel ist es, zu überprüfen, ob die Kostenabrechnungen der Projektbeteiligten korrekt sind, sich also auf Kosten beziehen, die in der Finanzhilfevereinbarung als erstattungsfähig anerkannt werden.

Welche Organisationen können von einem ex-post Audit betroffen sein?

Bei großen Organisationen, die hohe Fördersummen in vielen Projekten erhalten, und Teilnehmern, die von der Kommission als „hochriskant“ eingestuft werden, ist die Wahrscheinlichkeit einer Überprüfung besonders hoch.Da jedoch auch Teilnehmer stichprobenartig nach dem Zufallsprinzip ausgewählt werden, können prinzipiell alle Zuwendungsempfänger kontrolliert werden. Auch der Europäische Rechnungshof führt im Rahmen seiner jährlichen Prüfung der EU-Finanzverwaltung eigene Audits durch.

Deshalb sollte jeder Teilnehmer eines FP7 Projektes auf ein ex-post Audit vorbereitet sein. Unter anderem bedeutet dies, dass die Regeln für die Erstattung von Kosten im Detail bekannt sein sollen, bevor Kostenabrechnungen bei der Kommission eingereicht werden. Auch sollten alle Fördernehmer in ihren Projekten ein vernünftiges Finanzmanagment garantieren und alle für die Dokumentation der Kosten notwendigen Unterlagen aufbewahren.

Mögliche Konsequenzen

Wird bei einem Audit die Abrechnung nicht erstattungsfähiger Kosten festgestellt, ist eine erste Konsequenz die Rückforderung dieses Betrags durch die Kommission oder, bei laufenden Projekten, ein entsprechender Ausgleich bei der nächsten Zahlung. Falls der erkannte Fehler von systematischer Natur ist, kommt eine „extrapolation“ genannte Prozedur zur Anwendung. Hierbei werden die Ergebnisse des Audits auf alle anderen Projekte des Fördernehmers übertragen, die ähnlichen Bedingungen unterworfen sind.

Des Weiteren können unterschiedliche Arten von Sanktionen verhängt werden:

  • Die Kommission kann Schadenersatz fordern.
  • Falls Vertragsverpflichtungen verletzt werden, können zusätzliche Vertragsstrafen auferlegt werden.
  • Eine vorsätzlich falsche Kostenabrechnung kann zum Ausschluss von der weiteren Beteiligung am Rahmenprogramm bis hin zu gerichtlichen Strafverfahren führen.