Erstattungsfähige Kosten sind Ausgaben, die während der Projektlaufzeit entstanden, wirtschaftlich und für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Sie dürfen weder indirekte Steuern (Mehrwertsteuer), Abgaben oder Zinsen umfassen noch Gewinne abwerfen; Einnahmen aus Zinseinkünften müssen nachgewiesen und dem Projekt zugeführt werden.

Bei der Budgetplanung sowie den periodischen Abrechnungen werden die Kosten den jeweiligen Aktivitäten innerhalb des Projekts zugeordnet, d.h. Forschungsaktivitäten, Trainingsmaßnahmen, Management, Demonstrationsaktivitäten oder Innovation. Die Teilnehmer folgen dabei den Grundsätzen ihrer eigenen betriebsinternen Buchführung.

Die unter diesen Kategorien in dem entsprechenden Formblatt (A 3) einzutragenden Gesamtsummen setzen sich in der Regel aus folgenden Kosten zusammen: Personalkosten, Verwaltungskosten (z.B. Auditzertifikat), Reisekosten, Geräte und Unterverträge.