Audits & Zertifikate

Die Auditpolitik der Europäischen Kommission im Bereich der Forschungsförderung basiert im Allgemeinen auf drei Säulen: Prüfbescheinigungen (Auditzertifikate, Certificates on the financial statements, kurz: CFS), Methodenzertifikate, und die so genannten ex-post Audits.

Auditzertifikate (Bescheinigung über die Kostenaufstellung) dienen dem Nachweis der korrekten Abrechnung aller erstattungsfähigen Kosten. Sie sind ab einem EU-Beitrag von 325.000 EUR (ohne lump sums, flat rates und unit costs mit Ausnahme der Durchschnittspersonalkosten) am Ende des Projektes pro Partner verpflichtend und müssen von einem qualifizierten Wirtschaftsprüfer erstellt werden.

Bei der Wahl des Auditors haben öffentliche Einrichtungen, Hochschulen und Forschungseinrichtungen zwei Möglichkeiten:

• Es kann entweder ein externer Auditor (unabhängig und qualifiziert unter Richtlinie 2006/43/EG) eingesetzt werden oder

• ein "competent public officer", z.B. ein Innenrevisor, der nicht in die Erstellung der "financial statements" involviert ist und durch eine nationale höherrangige Behörde bestätigt werden muss.

Die für einen externen Auditor entstehenden Kosten sind erstattungsfähig, insofern das Zertifikat erforderlich ist. Die Kosten für das Auditzertifikat sind in Horizon 2020 nicht mehr als Unterauftrag, sondern als Dienstleistung einzuordnen. Annex 5 der Musterfinanzhilfevereinbarung bietet eine vorformulierte Anleitung und Checkliste für die Prüfungsprozedur, die der Wirtschaftsprüfer einzuhalten hat.

Methodenzertifikat

Teilnehmer, die Personalkosten auf Basis von Stückkostensätzen gemäß den einrichtungsüblichen Buchhaltungsregeln abrechnen, können freiwillig ein Methodenzertifikat einreichen. Wird dieses von der Kommission akzeptiert, werden systematische Abrechnungsfehler bei Anwendung der zertifizierten Methode ausgeschlossen. Das Methodenzertifikat gilt für alle Maßnahmen in Horizon 2020.

Annex 6 der Musterfinanzhilfevereinbarung bietet eine vorformulierte Anleitung für die Ausstellung des Methodenzertifikats.

Ex-post Audits

Ex-post Audits sind von der Kommission bzw. von speziell hierfür beauftragten Auditoren durchgeführte, nachträgliche Finanzprüfungen. Ihr Zweck ist es sicherzustellen, dass die Kostenabrechnungen der Projektteilnehmer korrekt waren. Jeder Projektteilnehmer kann hierbei bis zu zwei Jahre nach Ende des Projektes (es gilt der Zeitpunkt der Abschlusszahlung) von der Kommission für ein ex-post Audit ausgewählt werden. Projektunterlagen müssen nach Projektende fünf Jahre lang aufbewahrt werden, bei geringfügigen Finanzhilfen bis zum Wert von 60.000 EUR lediglich drei Jahre.