Die Grundidee des Teilnehmerportals ("Participant Portal"), ist die Schaffung einer einheitlichen Benutzeroberfläche für alle Interaktionen der Teilnehmer des 7. Forschungsrahmenprogramms sowie des Rahmenprogramms für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation (CIP) mit der Kommission. Dies soll insgesamt zu einer Vereinfachung des Antragsverfahrens sowie der Projektabwicklung beitragen. Bis Ende 2012 soll das Teilnehmerportal voll einsatzfähig sein.

Der Zugang zum Teilnehmerportal erfordert von jedem neuen Teilnehmer eine Registrierung über ECAS (European Commission’s Authentication Service). Innerhalb des Portals kann jeder registrierte Teilnehmer unterschiedliche Funktionen (Rollen) übernehmen und erhält dafür entsprechende Zugangsrechte zu Projekt- und Organisationsdaten.

Das Teilnehmerportal hat aktuell folgende Funktionen:

• Bereitstellung relevanter Dokumente zum 7. Forschungsrahmenprogramm, einschließlich Ausschreibungsunterlagen und Dokumentenarchiv
• URF-PDM – Teilnehmerregistrierung: Registrierung der Organisationsdaten in der Unique Registration Facility (URF) und Erhalt des Participant Identification Code (PIC) sowie Überprüfung der Bonität (Financial Viability Check)
• Suchfunktionen: In URF registrierte Organisationen und ihre PIC; Ansprechpartner für Projektkoordinatoren in der Kommission
• Direkte Weiterleitung zur Antragstellung über EPSS
• Vertragsverhandlungen über die "Negotiation Facility" NEF
• Technische (deliverables) und finanzielle (Form C) Berichterstattung (SESAM, FORCE, NEF), sowie Project Reviews
• Amendments (Änderungen des Grant Agreement über NEF)

Zukünftige Funktionen:

• Elektronische Unterschrift (soll postalische Berichterstattung ersetzen)
• Direkte Antragstellung über ein in das Portal integriertes Tool

Rollen und Zugangsrechte

Organisationsmitglieder (handeln im Namen der Organisation)

• LEAR (Legal Entity Appointed Representative): Der LEAR vertritt die jeweilige Organisation und aktualisiert rechtliche und finanzielle Informationen seine Organisation betreffend im Portal. Er muss seine Zugangsrechte bei der Kommission beantragen und kann sie ggf. an andere Personen delegieren (Account Adminstrators). Der LEAR kann im Portal die Mitglieder, Rollen, Projektbeschreibungen und Amendments aller an seiner Organisation abgewickelten Projekte einsehen.
• Account Administrator: Er wird vom LEAR ernannt und unterstützt diesen bei der Datenadministration.

Projektmitglieder (Mitglieder einer Organisation, die an einem Projekt teilnehmen)

• 1. Ebene: Projektkoordinator (Coordinator Contact): koordiniert ein Projekt bzw. einen Antrag und ist erster Ansprechpartner für die Kommission, die auchdie entsprechenden Zugangsrechte erteilt. Projektkoordinatoren erteilen Rechte an die Projektteilnehmer (Participant Contacts) und können diese auch wieder entziehen.
• 2. Ebene: Projektteilnehmer (Participant Contact): vertreten die teilnehmende Organisation innerhalb eines Konsortiums. Sie erhalten Zugang zum Portal durch den Projektkoordinator und sind dessen primärer Ansprechpartner. Projektteilnehmer können Rollen auf der 3. und 4. Ebene vergeben.
• 3. Ebene: Named Representatives: Administrative and Legal Representative (ALR), Financial Representative (FR), Proposed Signatory (PS), Scientific and Technical Representative (STR)
• 4. Ebene: Team Member (Leserechte) und Task Manager (erweiterte Rechte: Einstellen und Löschen von Informationen).

Auf der dritten und vierten Ebene können mehrere Personen für die gleiche Rolle nominiert werden oder eine Person mehrere verschiedene Rollen ausführen. Auf der ersten und zweiten Ebene ist dies nicht möglich.