Forschungsprojekte, die von der Generaldirektion Information Society and Media verwaltet werden, verwenden sowohl für das periodische Berichtswesen, als auch für Amendments die Negotiation Form Facility (NEF). Für den Zugang benötigt der Koordinator wie auch bei den Vertragsverhandlungen einen ECAS Account, mit dessen Hilfe er Zugang zum Teilnehmerportal erhält. 

In Anlehnung an die Organisation der Vertragsverhandlungen über NEF wird am Ende einer Berichtsperiode bzw. bei Bedarf (z.B. für ein Amendment) vom zuständigen Project Officer eine NEF-Sitzung eröffnet. Die Sitzung ist beendet, sobald alle notwendigen Dokumente eingereicht und angenommen wurden.