Die Einreichung von Projektvorschlägen ist nur auf Ausschreibungen hin möglich, die im Amtsblatt der Europäischen Union und bei Cordis veröffentlicht werden.
Ab dem Tag der Veröffentlichung im Amtsblatt haben Antragsteller bis zur Einreichungsfrist in der Regel ungefähr drei Monate Zeit ihren Projektantrag vorzubereiten. Allerdings geben die vorläufigen Zeitpläne in den Arbeitsprogrammen meist schon vorab Auskunft über geplante Ausschreibungen und ermöglichen dadurch eine längerfristige Planung.
Zu jeder Ausschreibung oder Aufforderung zur Einreichung von Projektvorschlägen werden außerdem folgende ausschreibungsspezifische Informationen veröffentlicht:
Das jeweilige Arbeitsprogramm, das detailliert über Forschungsschwerpunkte und Ziele sowie spezifische, an die Ausschreibung geknüpfte Bedingungen, informiert;
Die Leitlinien für Antragsteller, die die Struktur des Antrags beschreiben und erläutern, wie die Anforderungen aus dem Arbeitsprogramm und der Ausschreibung umzusetzen sind.
Diese Dokumente werden jährlich - in der Regel einhergehend mit der Veröffentlichung einer neuen Ausschreibung - aktualisiert. Antragsteller/innen sollten deshalb sicherstellen, dass sie über die jeweils aktuellen Versionen dieser Dokumente verfügen.
Die Anträge werden mit Hilfe des elektronischen Participant Portal Submission Service (SEP) vorbereitet und eingereicht. Für die Ausschreibungen gelten Einreichungsfristen, die auf die Minute genau einzuhalten sind. Nachträglich eingereichte Anträge werden nicht mehr berücksichtigt.
Projektvorschläge werden von der Europäischen Kommission mit Hilfe unabhängiger, externer Gutachter/innen bewertet und für eine Finanzierung ausgewählt. Die Evaluierungskriterien sowie eine genaue Beschreibung des Evaluierungsverfahrens werden im Vorfeld veröffentlicht.
Koordinatoren/innen erfolgreicher Projektanträge werden von der Europäischen Kommission schriftlich zu Vertragsverhandlungen eingeladen, wobei vor allem die Klärung finanzieller sowie wissenschaftlich-technischer Details im Vordergrund steht. Nach erfolgreicher Vertragsverhandlung unterzeichnet die Europäische Kommission mit den Projektteilnehmern eine Finanzhilfevereinbarung.