Die Grundidee des Teilnehmerportals ("Participant Portal"), ist die Schaffung einer einheitlichen Benutzeroberfläche für alle Interaktionen der Teilnehmer des 7. Forschungsrahmenprogramms sowie des Rahmenprogramms für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation (CIP) mit der Kommission. Mit einem gut abgestimmten System von online Services soll das Portal insgesamt zu einer Vereinfachung des Antragstellung sowie der Projektabwicklung beitragen.

Mit Ausnahme einiger weniger Services wie etwa Informationen zur Antragstellung erfordert der Zugang zum Portal von jedem neuen Teilnehmer eine Registrierung über ECAS (European Commission’s Authentication Service). Die eindeutige Kennung einer jeden Person ist dabei die E-Mail Adresse, die zur Registrierung bei ECAS verwendet wird. Innerhalb des Portals kann jeder registrierte Teilnehmer unterschiedliche Funktionen (Rollen) übernehmen und erhält dafür entsprechende Zugangsrechte zu Projekt- und Organisationsdaten.

Das Teilnehmerportal umfasst die folgenden Services:

• Bereitstellung relevanter Dokumente zum 7. Forschungsrahmenprogramm, einschließlich Ausschreibungsunterlagen, Rechtsdokumenten, Leitfäden und Dokumentenarchiv
• URF-PDM – Teilnehmerregistrierung: Registrierung der Organisationsdaten in der Unique Registration Facility (URF) und Erhalt des Participant Identification Code (PIC) sowie Überprüfung der Bonität (Financial Viability Check)
• Suchfunktionen: In URF registrierte Organisationen und ihre PIC; Ansprechpartner für Projektkoordinatoren in der Kommission
• Direkte Weiterleitung zur Antragstellung über EPSS/SEP.
• Vertragsverhandlungen über die "Negotiation Facility" NEF
• Technische (deliverables) und finanzielle (Form C) Berichterstattung (SESAM, FORCE, NEF), sowie Project Reviews
• Amendments (Änderungen des Grant Agreement über NEF)

Zukünftige Funktionen:

• Elektronische Unterschrift (soll postalische Berichterstattung ersetzen)

Rollen und Zugangsrechte

Organisationsmitglieder (handeln im Namen der Organisation)

• LEAR (Legal Entity Appointed Representative): Der LEAR vertritt die jeweilige Organisation und aktualisiert rechtliche und finanzielle Informationen seine Organisation betreffend im Portal. Er muss seine Zugangsrechte bei der Kommission beantragen und kann sie ggf. an andere Personen delegieren (Account Adminstrators). Der LEAR kann im Portal die Mitglieder, Rollen, Projektbeschreibungen und Amendments aller an seiner Organisation abgewickelten Projekte einsehen.
• Account Administrator: Er wird vom LEAR ernannt und unterstützt diesen bei der Datenadministration.

Projektmitglieder (Mitglieder einer Organisation, die an einem Projekt teilnehmen)

• Projektkoordinator (Primary Coordinator Contact): koordiniert ein Projekt bzw. einen Antrag und ist erster Ansprechpartner für die Kommission, die diesem auch die entsprechenden Zugangsrechte zu den Projektdaten erteilt. Der Hauptkoordinator kann innerhalb seiner Organisation weitere Personen zu Koordinatoren ernennen (Coordinator Contact) ebenso wie die Haupkontaktpersonen (Participant Contacts) bei den anderen Projektpartnern. Die Coordinator Contacts haben vollen Zugriff auf alle einrichtungsspezifischen sowie gemeinsamen Formular und können diese über das Portal bei der Kommission/Agentur einreichen.
• Projektteilnehmer (Participant Contact, maximal 5 je Einrichtung): vertreten die teilnehmende Organisation innerhalb eines Konsortiums. Sie erhalten Zugang zum Portal durch den Projektkoordinator und sind dessen primäre Ansprechpartner. Innerhalb ihrer eigenen Organisation können sie weitere Rollen an Personen vergeben. Sie haben vollen Zugriff auf alle einrichtungsspezifischen Dokumente und können dies über das Portal beim Koordinator einreichen.
• Task Manager erhalten ihre Zugangsrechte von einem Participant Contact ihrer Organisation. Sie haben Lese- und Änderungsrechte für die Formulare ihrer eigenen Organisation.
• Team Member haben nur Leserechte